Les données pouvant être collectées lors d'un recrutementLe processus de recrutement est encadré par des règles strictes en matière de collecte de données personnelles.
En effet, les employeurs doivent respecter des principes précis pour protéger la vie privée des candidats et éviter toute forme de discrimination.
On parle alors au principe de minimalisation:
Cela signifie que lors du recrutement, l'employeur doit se limiter à collecter uniquement les données nécessaires pour évaluer les aptitudes professionnelles du candidat.
Ce principe de minimisation, rappelé par la CNIL, interdit la collecte d'informations excessives ou non pertinentes pour le poste.
Par exemple, il est inadmissible de demander des informations sur l'âge, la situation familiale ou les coordonnées bancaires d'un candidat avant son embauche.
Ce principe est consacré par l'article 5.1 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et par l'article L.1221-6 du Code du travail, qui disposent que les informations demandées à un candidat doivent présenter "un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles"
DONNÉES SENSIBLES ET INFORMATIONS AUTORISÉES
Les informations sur l'origine raciale, l'appartenance syndicale ou la santé du candidat sont strictement interdites à la collecte durant le processus de recrutement.
En revanche, les employeurs peuvent demander des informations permettant de vérifier les compétences et qualifications du candidat, comme les diplômes, les titres obtenus et les expériences passées.
Ce n'est qu'une fois le candidat définitivement retenu que des données supplémentaires, telles que le numéro de sécurité sociale et les coordonnées bancaires, peuvent être demandées pour établir le contrat de travail.
CONSEILS PRATIQUES POUR LES EMPLOYEURS
Pour respecter les obligations légales et éthiques, les employeurs doivent veiller à ne collecter que les informations strictement nécessaires à l'évaluation des aptitudes professionnelles des candidats.
Par exemple, une photographie facultative peut être demandée pour figurer dans un annuaire interne, mais uniquement après l'embauche.
De même, les informations sur les ayants droit du salarié ne peuvent être demandées qu'après l'embauche.
Il est également recommandé aux employeurs de :
- Informer clairement les candidats sur la collecte et l'utilisation de leurs données personnelles
- Former les collaborateurs impliqués dans le processus de recrutement aux principes du RGPD
- Limiter l'accès aux informations personnelles des candidats au sein de l'entreprise
- Respecter la durée légale de conservation des données, qui est de 2 ans maximum à compter du dernier contact si le recrutement n'a pas abouti à une embauche
- En respectant ces principes, les employeurs protègent non seulement la vie privée des candidats, mais évitent également les risques de discrimination et les sanctions potentielles.
En résumé, lors d'un recrutement, il est crucial de se limiter à la collecte des données strictement nécessaires à l'évaluation des compétences professionnelles des candidats. Toute information non pertinente ou sensible doit être exclue du processus de sélection.